事例

RPAの導入で業務を再整理し、自動化することで運用コストを削減。

バックオフィス部門・企画部門では大量のタスクが同時進行で進むケースが多いため、業務の負担が大きくなっていました。その状況を改善するため、自動化可能な業務の可視化や実施を検討していました。

導入前に抱えていた課題

組織統合などに伴い、バックオフィス業務が複雑化し、同内容を複数のシステムに手作業で入力するといった業務が行われておりました。入力内容の確認や修正に多くの時間を要するだけでなく、業務の中には、入力ミスや漏れが発生し、情報の整合性が取れていなかった、入力ルールが統一されておらず、担当者しか内容を把握できない、専属の担当者を設ける必要がある、といった、さまざまな課題がありました。

導入後の活用例

まずは、専属の担当者を配置しなくても、業務を行えるようにフローの可視化を実施。属人化が発生している状況や箇所を特定し、解消に向けたフローを構築しました。情報入力は従来のフリーフォーマットを廃止。ルール化を徹底し、既存のデータもルールに合わせたデータ整備・加工を行いました。また、Microsoft Power Platformを活用し、他システムからのデータ取得を自動化しました。

もたらした効果、達成した数値

業務フローの再構築や入力ルールの徹底により、業務ユーザーのシステム入力への業務削減と入力ミス・漏れの防止、情報の整合性を保つことができています。さらに自動化と属人化解消によって、業務時間短縮とコストの削減も実現できました。