プロジェクトを成功に導くPMOの役割とは？導入のメリットとITプロジェクトにおける活用法

PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）とは？

PMO（プロジェクト・マネジメント・オフィス）とは、プロジェクトの進行役となるPM（プロジェクトマネージャー）を多角的にサポートし、プロジェクト推進力を高めるための専門組織です。

PMはプロジェクトの責任者として、進捗管理やリソース管理、メンバーの統括、ステークホルダーとの調整など、幅広い業務を担います。PMが対処すべき間接業務は、企業やプロジェクトの規模が拡大するほど増え、PMにとって大きな負荷となります。

PMに過剰な負荷がかかれば、プロジェクトマネジメントの品質が低下し、プロジェクトの失敗につながりかねません。PMOは、PMが対応しきれない領域を組織的に支援し、PMが本来の役割に集中できる環境を整えるために設置されます。

PMOの主な役割

PMOが担う役割は多岐にわたりますが、中心となるのは、プロジェクトマネジメントの品質と効率性を組織レベルで向上させることです。具体的には、プロジェクト計画の策定支援や進捗管理、品質管理、標準化、改善などがあります。

プロジェクト計画の策定支援では、スコープの定義やWBS作成、スケジュール立案などをPMと協力して進めます。進捗管理では、プロジェクト管理ツールなどを用いてPMが進捗管理しやすい環境を整えつつ、PMと連携して包括的な進捗管理を行います。

品質管理や標準化では、成果物のレビュー基準や品質チェックプロセスの整備、ドキュメントや報告資料のテンプレート作成などを通して、組織全体のプロジェクト管理レベルを向上させます。また、課題管理やプロジェクト終了後の振り返りなど、プロジェクトの成功・失敗要因を分析し、他のプロジェクトの成功につなげる役割も担っています。

PMOの3つのタイプ

PMOは組織のニーズに応じて異なる支援を提供します。ここでは代表的な3つのタイプをご紹介します。

支援型

支援型PMOは、PMに対してアドバイスやツール提供を中心としたサポートを提供するタイプです。プロジェクトの意思決定権はPMが持ち、PMOはあくまで補佐役としてサポートを行います。

支援型PMOの具体的なサポートには、ベストプラクティスの共有、テンプレートやツールを用いた管理環境の提供、管理手法に関する相談対応などがあります。PMOの介入度が低いため、PMや現場メンバーの抵抗感が少なく、導入のハードルも低い点が特長です。

一方、PMのスキルや姿勢に依存する部分が大きく、組織全体の標準化や統制の観点では効果が限定的になる場合があります。

管理型

管理型PMOは、意思決定権限は持たないものの、プロジェクトの進行を監視し、組織が定めた標準やルールに準拠したプロジェクト遂行をPMに求めるタイプです。支援型よりも関与度が高く、一定の統制力を持ちます。PMOはプロジェクトの進捗状況、予算執行状況、リスク管理状況などを定期的にチェックし、標準プロセスからの逸脱があればPMに是正を求めます。

このタイプでは、プロジェクト管理の標準化と可視化が進み、組織全体の管理品質が向上します。一方、PMの裁量が制限されるため、現場からは「管理が厳しい」「自由度が低い」という声が出る可能性もあります。導入時には、準拠を求める部分と現場に任せる部分の線引きを明確にすることが重要です。

指揮型

指揮型PMOは、プロジェクトに対する直接的な管理権限を持ち、プロジェクトの意思決定にも深く関与するタイプです。PMOがプロジェクト全体を統括し、PMは実質的にPMOの指示の下で動く体制となります。

このタイプでは、PMOがプロジェクト計画の承認、リソース配分の決定、重要な方針変更の判断など、プロジェクト運営の中核的な意思決定を行います。組織全体でのプロジェクト管理の統一性が高く、経営戦略との整合性も確保しやすくなります。PMの経験が浅かったり、大規模な組織改革や複数の関連プロジェクトを統合的に管理する必要があったりする場合に適した形態です。

ただし、PMOには高度な専門性と豊富な経験が求められるほか、現場のPMが主体性を失いやすいというリスクもあります。

PMOを導入するメリット

PMOの導入には多くのメリットがあります。代表的なメリットを詳しく見ていきましょう。

PMの業務負担を減らせる

プロジェクト規模が拡大するにつれ、PMが対応する業務は加速度的に増加します。ステークホルダーの数が増えれば調整業務が増え、チームメンバーが増えればコミュニケーションコストが上がります。また、各種報告書の作成、会議の運営、ドキュメント管理など、間接業務にかかる時間も膨大です。

PMOがこうした定型業務を担当することで、PMは本来注力すべき戦略的判断、問題解決、チームの方向付けなどに集中できます。結果として、PMのキャパシティに余裕が生まれ、より質の高いマネジメントが可能となります。プロジェクト全体を円滑に進めるためにも、PMOを活用し、PMが疲弊せず業務に集中できる環境をつくるとよいでしょう。

プロジェクトを一元管理できる

大規模プロジェクトでは、複数のチームや関連部署、外部ベンダーなどが関わり、情報が分散しがちです。各組織が独自の管理方法を採用していると、全体像の把握が困難となり、組織間の連携不足や認識違いが発生しやすくなります。

PMOは、プロジェクト全体の情報を集約し、統一されたルールやフォーマットで管理する役割を担います。PMOを活用すれば、大規模なプロジェクトでも情報やルール、進捗などを一元管理でき、関係する複数の組織で統一性を持ったプロジェクト運用が可能になります。

プロジェクト全体を可視化できる

PMOは、プロジェクト内の進捗状況や課題、リスク、品質指標などを定期的に収集し、ダッシュボードやレポートとして可視化します。これらの情報を可視化することで、進捗の遅れや品質の低下といった問題を早期に発見できるようになります。

問題が小さいうちに対処することで、手戻りや大きなトラブルへの発展を防げます。また、可視化された情報は関係者への共有や経営層への報告にも活用できるため、コミュニケーション効率も大幅に向上するでしょう。

プロジェクトへの対応力を強化できる

大規模プロジェクトや複数案件を並行で実施する場合、全社的なガバナンスを取りにくく、管理品質が低下したり、標準化が進まなかったりするリスクが高まります。PMOを設置すれば、組織全体のプロジェクト管理能力が底上げされ、ガバナンスを遵守しつつ複雑な状況にも対応できる体制を整えられます。

例えば、標準化されたプロセスとツールにより属人化しないプロジェクト管理ができたり、過去のプロジェクトから蓄積されたナレッジを活用することで、同じ失敗を繰り返さない仕組みを構築できたりします。

経営の意思決定を支援できる

経営層にとって、各プロジェクトの状況を正確に把握し、適切なタイミングで意思決定することは重要です。しかし、現場から上がってくる情報の粒度がバラバラだったり、報告のタイミングが違ったりすると、判断の質とスピードが低下します。

PMOを活用すれば、プロジェクト内の情報を整理・統合し、経営層が判断しやすい形式で報告できるようになります。PMOが整理・可視化した情報をもとに意思決定を行うことで、より正確かつ迅速な意思決定が実現します。

PMOを導入するデメリット

PMOの導入には多くのメリットがある一方、留意しておくべき注意事項もあります。

コストが増加する可能性がある

PMOを設置・維持するには専門人材の確保や育成が必要であり、相応の人件費が発生します。また、PMOが使用するツールやシステムの導入・運用コストも考慮する必要があります。

プロジェクト管理の経験を豊富に持ち、現場の業務を把握しながら組織全体に目を配れる人材は市場でも希少であり、採用や育成には時間と費用がかかります。

自社内で人材の確保や育成が難しい場合、外部の専門人材やコンサルティングを活用するのがおすすめです。必要な期間だけ専門家の支援を受けることで、無駄な投資を抑えながらPMOの機能を導入できます。また、外部の専門家が持つノウハウやベストプラクティスを取り入れることで、自社での試行錯誤を減らし、効率的なプロジェクトの立ち上げが可能になります。

現場との意思疎通が欠かせない

PMOには、プロジェクト管理の経験が豊富で専門知識を持つ人材が配置される傾向にあります。そのため、プロジェクトメンバーが「PMOの指摘に従わなければならない」と萎縮したり、逆に「PMOに任せておけば安心」と過度に依存したりするリスクがあります。

PMOはあくまでプロジェクトを支援する立場であり、現場の主体性を奪うものではありません。導入時には、PMOの目的や役割、期待される効果についてメンバーに丁寧に説明し、理解を得ることが大切です。

また、PMOが現場の実情を理解せずに画一的なルールを押し付けると、形骸化や反発を招きます。現場メンバーの意見を聞きながら、実態に即した運用方法を模索しましょう。

PMOを導入する2つの方法

PMOには大きく分けて2つの導入方法があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットをご紹介します。

PMOを自社で設置する

まず、自社内でPMOを設置・運用する方法です。組織全体を統括するために全社PMOを設置するケースと、各プロジェクトに専属のPMOを設置するケースがあります。

全社PMOでは、複数のプロジェクトを横断的に管理し、組織全体の標準化や最適化を推進します。複数プロジェクトが同時に進行する企業や、プロジェクト間の調整が頻繁に発生する組織に適しています。

プロジェクト専属PMOは、特定のプロジェクトに特化した、きめの細かいサポートを提供します。プロジェクト数が比較的少ない企業や、個別プロジェクトの重要度が非常に高い場合に効果的です。

自社設置では、企業文化や業務への深い理解に基づいた運用ができるメリットがある一方で、人材確保や育成に時間とコストがかかる、初期段階でのノウハウ不足が課題になりやすい、などのデメリットがあります。

PMOを専門企業にアウトソーシングする

社内で専門人材の確保・育成が難しい場合や、十分な知識やノウハウがない場合には、外部の専門企業にPMO業務をアウトソーシングする選択肢もあります。

外部企業には、多様な業界のプロジェクトマネジメント経験を持つ専門人材が在籍しています。また、最新のプロジェクト管理手法やツールに精通しているため、短期間で高品質なPMO機能を立ち上げられます。

アウトソーシングのメリットは、効率的な投資で専門性の高いサービスを受けられる点です。必要な期間だけ契約しつつ、社内にノウハウを構築することもできます。一方、企業文化や現場の業務実態を外部パートナーに共有することになるため、情報連携やコミュニケーションに工夫が必要な点はデメリットです。

高難度ITプロジェクトを成功に導く「戦略的IT-PMO」

ITプロジェクトの大規模化・複雑化が進む現在のビジネス環境では、対応できる専門人材を社内のみで確保することが難しくなっています。非IT系の企業にとっては、ITの技術進化に追随するだけでもかなりのコストがかかるでしょう。

そのような状況に効果的に対応できる方法が、外部リソースの活用です。自社内で企業文化や現場業務に詳しい人材を置きつつ、足りないリソースやプロジェクトマネジメントのノウハウを外部企業から得てPMOを設置するとよいでしょう。

パーソルクロステクノロジーでは、ITの専門家が戦略的な意思決定をサポートする戦略的IT-PMOサービスを提供しています。ITにまつわるあらゆるシーンに対応し、伴走型で支援を行います。「間接作業に追われて社内のPMが疲弊している」「プロジェクト運用の効率化を進めたいが何から手をつければよいか迷っている」など、プロジェクト推進や管理でお困りの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

サービス：戦略的IT-PMO

PMOを高難度ITプロジェクトに活用しよう

PMOは現場のPMを支援し、組織全体のプロジェクト管理能力を高める重要な役割を果たします。PMOを導入すれば、PMの負担軽減、情報の一元管理や可視化、プロジェクト品質や意思決定の質向上など、多くのメリットが得られます。

一方、専門人材の確保などにかかるコストや現場とのコミュニケーションには考慮が必要です。パーソルクロステクノロジーの戦略的IT-PMOのような外部のリソースも活用しながら、大規模化・複雑化するITプロジェクトを支えるPMOを設置し、ITプロジェクトを成功させましょう。

サービス：戦略的IT-PMO

• 本サイト内に記載されている会社名、システム名、プログラミング言語名、製品名は、各社の商標または登録商標です。