ERPシステムとは？導入のメリットや進め方、基幹システムとの違いを解説

企業運営に欠かせないERPシステムとは？

ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業資源計画を意味する言葉です。企業が安定した利益を創出するためには、人材・もの・資金・情報が基本的な資源要素となります。この4つを効率的に活用しようとする考え方です。

この考え方のもと、近年ERPという言葉は、4つの基本的な資源を有効に活用するためのプラットフォーム（ERPシステム）として認知が定着しています。

基幹システムとの違い

ERPシステムと基幹システムは、人材・もの・資金・情報を管理して利益創出を目指す点で共通しています。

基幹システムは、在庫管理・文書管理・給与管理・経理など、実務レベルの業務を効率化させる仕組みです。一方、ERPシステムは、基幹システムを統合管理する手段となります。

したがって、基幹システムの中核としてERPは採用されることが多いです。

業務システムとの違い

業務システムは、顧客・勤怠管理や営業支援など、独立した業務領域を1つの単位としたプラットフォームです。一方、ERPシステムは、社内全体の業務や人材を統合する全体最適を目的としています。

業務システムを取り入れて部門単位の効率化を進めても、部門間の隔たりがなくならない限りは、社内全体の業務効率化は実現しません。そのため、全体と細分化した単位の両方でシステムを運用することが求められます。

ERPシステムの代表的な機能

ERPシステムの代表的な機能は以下のとおりです。

以下でより詳しく解説していきます。

財務管理

財務管理は、売上・費用・利益などの財務データを社内共通のプラットフォームに一元管理して、経営状況を把握する機能です。以前までは手入力が必要だった損益計算書や貸借対照表などの財務諸表も自動化できるため、意思決定に必要なデータをすぐに取り出せるようになりました。

ERPシステムと連携すれば、各部門が入力した最新データを全社で共有できるため、常に同じ情報をもとにした分析や戦略立案が可能です。

在庫・購買管理

在庫・購買管理は、生産ラインや販売で必要となる原材料・部品・資源の調達から在庫管理までを最適化する機能です。消費者の行動や天候の変化に合わせ、必要量の算出や仕入れ計画を自動で提案してもらえるため、余剰在庫や欠品のリスクが軽減します。

ERPシステムと連携すればリアルタイムで最新データを閲覧できるため、販売戦略やマーケティングにおける意思決定の精度を高められます。

生産管理

生産管理は、受注状況をもとに生産計画を立て、製造プロセスや進捗状況を統合的に管理する機能です。製造に必要な製品の種類・数量・期間を分析することで生産ラインの最適化が期待でき、無駄や機会損失のリスクを最小限に抑えられます。

ERPシステムと連携すれば、生産ラインや受注の流れを常に監視できるため、判断の誤りをいち早く検知して対処できます。

販売管理

販売管理は、受注・出荷・請求などの販売プロセス全体を管理することで売上や利益を正確に把握できる機能です。消費者・顧客の属性や売上の傾向をもとに消費行動・市場動向を分析することで、細かいターゲティングに基づいた戦略的な営業活動が可能となります。

ERPシステムと連携すればリアルタイムの売上状況を把握できるため、想定外の需要や売れ残りに対して柔軟に対応でき、無駄を省けます。

人事・給与管理

人事・給与管理は、従業員の個人情報・勤怠状況・スキル・資格・給与などを一元管理する機能です。出退勤時刻や遅刻・早退の有無などの勤怠データを集計し、給与計算を自動化できるため、ヒューマンエラーによる支払いミスを防げます。

ERPシステムと連携すれば、従業員のスキルや経験、資格を踏まえた最適な人員配置や教育計画の立案が実現し、組織全体の人的リソースを有効活用できます。

ERPシステムを導入するメリット

ERPシステムを導入することで得られるメリットはさまざまです。ここでは代表的なメリットを3つご紹介します。

業務効率化

従来の業務管理では、複数のフォームに同じ情報を入力したり、プロジェクトごとに書類を作成したりと、単純かつ反復的な作業が多くありました。しかし、ERPシステムを導入すれば基幹システムと情報システムが共有され、全社員が同じプラットフォームでデータを入力・閲覧・検索・活用できます。

これにより、各部門の業務を一元管理できるようになり、作業工数や拘束時間の削減、ヒューマンエラーや属人化の防止につながります。また、Dynamics 365 Finance and Operationsでは、承認フローや業務手続きを自動化できるワークフロー機能も利用でき、申請業務・承認業務の効率化やミス防止にも寄与します。

社内の連携強化

これまで、多くの企業では部門ごとに効率化を図るケースが多く、部門間の連携がスムーズに進まない課題がありました。

部門ごとでプラットフォームが異なると、部門ごとに同じ情報を入力する手間、ヒューマンエラーによる認識のずれ、フォーマットの違いによる理解度の差などが生じやすくなります。ERPシステムを導入して社内全体のプラットフォームが統合されれば、部分最適のメリットを残しつつ部門間の隔たりを解消できます。

これにより、社内で共通認識・共通言語が確立され、連携強化が実現します。

意思決定の迅速化

従来のデータ管理では、各部門がデータの収集・整理・可視化・分析を独立して行う必要があり、意思決定までのプロセスに工数と時間を要していました。特に、消費行動や市場の流れが目まぐるしく変化する現代においては、判断が遅れれば遅れるほど、意思決定の正確性が低下する恐れがあります。

ERPシステムを導入すれば、全社員・経営陣が共通の最新データをリアルタイムで確認できるため、迅速かつ数値的根拠のある意思決定が可能となります。これにより、経験や勘などの感覚的な判断から脱し、意思決定からアクションまでの時間を短縮できます。

ERPシステム導入におけるデメリット

ERPシステムはビジネスに大きなメリットを与える一方、導入や運用にはデメリットもあります。ここでは代表的なデメリットを3つご紹介します。

自社に合うシステム選びが難しい

ERPシステムにはさまざまな種類があるため、目的や取り扱うデータに応じて最適なツールを選ぶことが重要です。機能が自社にマッチしていなかったり多過ぎたりすることで、導入費や運用負荷が増える恐れもあります。

導入時には、業務で抱えている課題を洗い出し、その課題がERPシステムによって解決できるのか、どこまでの効果が期待できるのか、十分な検証が求められます。業務との互換性や現場での定着性を判断するためにも、無料トライアルや試験運用（テスト）をしてから本格導入を検討しましょう。

導入や運用にコストがかかる

ERPの導入には当然ながらまとまったコストがかかりますが、その額は企業の規模や運用の形態によって変わります。また、ERPシステムの料金形態はツールやサービスごとに大きく異なります。

まず大きな違いとなるのが、オンプレミス型を選ぶか、クラウド型を選ぶかです。オンプレミス型を導入する際は導入時に大きな初期費用がかかります。反面、継続的な支出は抑えられますが、運用・保守のサポートが充実していないケースがあります。

一方、クラウド型は初期費用が抑えられる分、月額・年額などのランニングコストがかかります。こうしたランニングコストは、市場や物価の変化を理由に値上げされるケースも少なくありません。

どちらの料金形態にもメリット・デメリットがあるため、導入前の評価・検証を丁寧に行い、業務との整合性を確認する必要があります。

また運用においては、社内への定着を図るために、操作方法を分かりやすく解説したマニュアルの作成や、運用ルールの統一化といった作業も必要となります。

業務フローを見直す必要がある

ERPシステムを導入したからといって、すべての業務をすぐに効率化できるわけではありません。

業務と完璧に連動したERPシステムを求めて準備を進めると、機能の追加や独自開発する項目が増え、初期費用が高くなり、思ったような費用対効果が得られなくなります。また、ERPシステムを業務に取り込むと従来の業務フローが大きく変更される可能性が高く、周知が不十分だと現場や取引先に混乱が生じます。

効率化を目指す業務に優先順位をつけてERPシステムを選定すると同時に、業務フロー全体の変更点を現場に伝え、合意を取りましょう。

ERPシステム導入の進め方

ERPシステムをスムーズに導入するためには、導入の流れを把握することが重要です。そのプロセスを順番に解説します。

①導入目的を明確にする

ERPシステムの導入を検討する際には、はじめに、どのような課題を解決したいのかを明確にしましょう。

そもそも業務課題のなかには、ERPシステムで解決できるものとできないものがあります。導入目的を明確にすれば、ERPシステムに求めることが分かり、導入の方向性がブレずに済みます。

②現在の業務を洗い出す

続いて、現在の業務プロセスにおける課題を洗い出します。課題や効率化できていない部分を明確にできれば、必要な機能が浮き彫りになり、的確なシステムの設計や改善が実現します。

ただし、現行システムからERPシステムに移行することで業務フローが変わったりシステム操作が複雑化したりすると、かえって作業効率の低下を招く恐れもあります。そうした事態を防ぐためにも、まずは業務フローを可視化しましょう。

③新しい業務フローを設計する

現行の業務フローを可視化したら、ERPシステムに置き換えられそうなポイントを探して、新たな業務フローを設計します。経営陣だけで判断するのではなく、現場の従業員たちにもヒアリングをして、業務効率化や属人化の解消を目指しましょう。

④ERPシステムを選ぶ

業務フローまで設計したら、本格的にERPシステムの選定へと進みます。現状抱えている課題やERPシステムに期待する効果を明確にしておけば、システムの比較・検討がしやすくなります。

⑤試験運用を実施する

⑥本番運用を開始する

試験運用の課題をすべて解決したら、実務に導入（本番運用）します。業務フローやシステム構造が変更されることで、導入直後は一時的に生産性や業務効率が下がるケースも少なくありません。一時的な影響として重くとらえず、経過観察を行うと同時に、従業員に向けた導入サポートの体制を整えながら課題解決を目指しましょう。

ERPシステムの選び方

ERPシステムを選ぶ際には、現状の課題や業務との互換性を考慮することが求められます。ERPシステムの選び方を5つの観点から解説します。

ERPシステムの種類

ERPシステムは大きく分けて4種類あります。

業務フロー全体にERPシステムを導入するなら総合型、ERPシステムを限定的に利用するならコンポーネント型や業務ソフト型が向いています。

限られた予算でERPシステムの導入を検討するならクラウド型がおすすめですが、ほかのシステムと比べてカスタマイズ性に劣る点には注意が必要です。

連携性・拡張性

ERPシステムは社内全体のデータを一元管理できますが、業務単位で細かい処理をするのは苦手です。しかし、既存の業務システム（財務管理や生産管理など）と連携できるERPシステムを選べば、運用効率の向上が期待できます。

また、将来的に業務を拡大することになっても、スムーズに拡張できるERPシステムを選んでおけば、拡張時に現場の混乱が防げ、長期的かつ安定した運用が可能となります。

操作性

ERPシステムは社内全体が導入対象となります。そのため、部門や従業員ごとでITリテラシーに差がある場合、機能の専門性が高すぎたり複雑すぎたりすると、現場が使いこなせず、業務効率の低下を招きます。

システムを導入することで新たな属人化を生まないためにも、誰もが直感的に扱えるシステムかどうかを考慮しましょう。

セキュリティ

ERPシステムは人材・もの・資金・情報を包括的に管理するため、セキュリティ対策は欠かせません。

クラウド型は利便性が高い反面、ほかのシステムと比べると、不正アクセスやウイルス感染のリスクが高くなります。セキュリティ対策としては、アクセス制限、ログ管理、情報の暗号化などが挙げられます。どういったセキュリティ機能が搭載されているかを確認しましょう。

費用

ERPシステムの導入には、初期費用はもちろん、カスタマイズや独自開発の項目が増えれば増えるほど費用がかかります。初期費用の安さだけで判断せず、導入・運用後のサポート費まで含めたトータルのコストで費用を比較検討する必要があります。

ERPシステムを導入して企業資源を有効活用しよう

ERPシステムは、企業資源を最大限に活かすためのプラットフォームです。点在する社内データや部門間の隔たりを解消し、業務の効率化や属人化の解消、意思決定の迅速化などを実現します。

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